Từ nhiều năm nay, “chuyển đổi số” đã trở thành khẩu hiệu quen thuộc trong diễn đàn kinh tế, nhưng với phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) Việt Nam, khái niệm đó vẫn còn xa vời. Theo khảo sát của Bộ Kế hoạch & Đầu tư, hơn 80% SMEs đang quản lý bằng Excel, 65% chưa có phần mềm kế toán tự động, và chỉ khoảng 6% có hệ thống quản trị tích hợp (ERP). Trong khi đó, năng suất lao động khu vực tư nhân vẫn ở mức thấp, chỉ bằng 40% doanh nghiệp FDI.
Điều nghịch lý là chính nhóm SMEs — chiếm 97% tổng số doanh nghiệp cả nước — lại là “xương sống” của nền kinh tế. Họ tạo ra phần lớn việc làm, đóng góp hơn 45% GDP, nhưng lại dễ bị tổn thương nhất trước biến động: chi phí tăng, dòng tiền thiếu ổn định, năng suất thấp, dữ liệu rời rạc. Nếu không chuyển đổi số, SMEs sẽ khó tồn tại trong chuỗi cung ứng đang ngày càng yêu cầu chuẩn hóa, minh bạch và tự động hóa.
Đại dịch Covid-19 là phép thử rõ ràng nhất. Trong khi nhiều doanh nghiệp truyền thống lao đao vì gián đoạn chuỗi cung ứng, một số ít doanh nghiệp nhanh chân ứng dụng công nghệ đã vượt khủng hoảng ngoạn mục: chuyển kênh bán hàng lên nền tảng số, tối ưu tồn kho bằng dữ liệu, và quản lý nhân sự qua cloud. “Số hóa” không còn là lựa chọn chiến lược dài hạn, mà trở thành phản xạ sinh tồn.
Tuy nhiên, phần lớn SMEs khi bắt đầu chuyển đổi số đều vướng phải ba “nỗi sợ”: chi phí đầu tư cao, thiếu nhân lực công nghệ, và lo lắng “làm rồi cũng bỏ giữa chừng”. Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp đã chi hàng trăm triệu đồng cho phần mềm ERP hay CRM nhưng không sử dụng hiệu quả vì thiếu kế hoạch, thiếu lộ trình và không thay đổi tư duy quản trị.
Vấn đề không nằm ở công nghệ, mà ở cách tiếp cận. Chuyển đổi số không cần bắt đầu từ dự án lớn, mà có thể bắt đầu từ những điểm đau cụ thể nhất của doanh nghiệp – quản lý tồn kho, dòng tiền, quy trình đơn hàng, hay dữ liệu khách hàng. Khi giải quyết được “điểm đau”, công nghệ mới trở thành lợi nhuận, chứ không phải gánh nặng.
Một ví dụ điển hình đến từ Indonesia – quốc gia có hơn 60 triệu SMEs, phần lớn hoạt động trong ngành bán lẻ truyền thống (warung). Từ năm 2018, chính phủ Indonesia khởi động chương trình “Digital Warung”, hợp tác với các startup công nghệ như Bukalapak, Gojek và Kudo để đưa công cụ quản lý kỹ thuật số vào từng cửa hàng tạp hóa.
Các warung được hỗ trợ miễn phí phần mềm quản lý đơn hàng, tồn kho và kế toán đơn giản, tích hợp với nền tảng đặt hàng của nhà cung cấp. Khi dữ liệu giao dịch được số hóa, các ngân hàng có thể đánh giá tín nhiệm để cấp khoản vay vi mô dựa trên doanh thu thực tế. Chỉ sau hai năm, hơn 5 triệu cửa hàng tham gia chương trình, doanh thu trung bình tăng 30%, tồn kho giảm một nửa, và hàng triệu chủ cửa hàng lần đầu tiên tiếp cận được tín dụng chính thức.
Bài học rút ra: chuyển đổi số cho SMEs chỉ hiệu quả khi “đo được kết quả nhanh, chi phí thấp và dễ nhân rộng”. Không cần nói về AI hay blockchain, mà chỉ cần giúp doanh nghiệp “từ Excel lên cloud”, “từ giấy tờ lên hệ thống”, “từ phản ứng sang chủ động”.
Tại Việt Nam, nhiều mô hình tiên phong đã chứng minh cách tiếp cận này hoàn toàn khả thi. Một số doanh nghiệp nhỏ trong lĩnh vực phân phối hàng tiêu dùng tại TP.HCM đã triển khai phần mềm quản lý bán hàng (POS) trị giá chỉ 3–5 triệu đồng/tháng, giúp theo dõi doanh thu theo thời gian thực và tự động hóa báo cáo thuế. Một công ty cơ khí ở Bắc Ninh đầu tư 150 triệu đồng cho hệ thống quản lý sản xuất nội bộ (mini-ERP), tiết kiệm 20% nguyên vật liệu và rút ngắn chu kỳ giao hàng từ 10 ngày xuống còn 6 ngày.
Điều quan trọng là bắt đầu nhỏ, nhưng làm thật và đo được. Một “Playbook 180 ngày” – tức lộ trình chuyển đổi số khả thi trong 6 tháng – có thể được thiết kế cho SMEs Việt Nam theo ba giai đoạn:
Giai đoạn 1 – Khởi động (30 ngày):
Doanh nghiệp xác định “điểm đau” lớn nhất trong vận hành: quản lý đơn hàng, kế toán, kho vận hay bán hàng. Tiến hành rà soát quy trình, chọn công cụ sẵn có (Google Workspace, MISA, KiotViet, FastWork…) và tập trung số hóa một khâu duy nhất. Mục tiêu là giảm 20–30% thời gian thao tác hoặc lỗi thủ công.
Giai đoạn 2 – Chuẩn hóa & kết nối (60 ngày):
Sau khi đã quen, doanh nghiệp bắt đầu kết nối dữ liệu giữa các phòng ban. Ví dụ, phần mềm kế toán liên kết với bán hàng, kho và nhân sự. Thiết lập dashboard quản lý doanh thu, chi phí, tồn kho và công nợ. Các quy trình được chuẩn hóa bằng biểu mẫu số, loại bỏ hoàn toàn giấy tờ nội bộ.
Giai đoạn 3 – Phân tích & tối ưu (90 ngày):
Khi dữ liệu đã đầy đủ, doanh nghiệp áp dụng các công cụ phân tích BI (Business Intelligence) hoặc AI cơ bản (dự báo doanh số, kiểm soát chi phí). Đây là giai đoạn “vượt qua Excel” – doanh nghiệp có thể ra quyết định dựa trên dữ liệu thực, thay vì cảm tính.
Lộ trình này không cần đầu tư hàng trăm triệu, mà có thể bắt đầu từ 5–10 triệu đồng/tháng – tương đương chi phí một nhân viên hành chính. Quan trọng là có kế hoạch, người phụ trách và kết quả cụ thể sau từng giai đoạn.
Để giúp SMEs đi được hành trình này, Việt Nam cần một hệ thống hỗ trợ đồng bộ, giống như Indonesia đã làm. Và VAPEDCO có thể đóng vai trò “bàn tay dẫn dắt” – thiết kế, điều phối và chuẩn hóa lộ trình “Playbook 180 ngày” cho doanh nghiệp tư nhân Việt Nam.
Cụ thể, VAPEDCO có thể triển khai Chương trình “Digital SME Fast Track”, gồm ba cấu phần:
- Đào tạo & tư vấn: cung cấp khóa huấn luyện ngắn hạn (2–4 tuần) cho chủ doanh nghiệp và kế toán, hướng dẫn cách chọn nền tảng phù hợp và thiết lập KPI đo hiệu quả.
- Gói hỗ trợ công nghệ: liên kết với các nhà cung cấp phần mềm trong nước để cung cấp bộ công cụ chuyển đổi số cơ bản (ERP mini, CRM, kế toán, kho vận) với giá ưu đãi.
- Đánh giá & công nhận: cấp chứng chỉ “Digital-Ready Enterprise” cho doanh nghiệp hoàn thành Playbook 180 ngày, giúp họ đủ điều kiện tham gia chuỗi cung ứng và tiếp cận vốn ưu đãi.
Đồng thời, VAPEDCO có thể phối hợp với các ngân hàng và quỹ đầu tư khởi nghiệp để hình thành Quỹ Hỗ trợ Chuyển đổi số SMEs (Digital Transition Fund) – cung cấp gói tín dụng nhỏ, thủ tục nhanh, dựa trên kế hoạch chuyển đổi số và kết quả vận hành thực tế của doanh nghiệp. Khi công nghệ trở thành tài sản, doanh nghiệp có thể dùng chính dữ liệu kinh doanh để làm căn cứ tín dụng, giống mô hình “Digital Credit” đang thịnh hành tại Đông Nam Á.
Bên cạnh đó, trung tâm có thể xây dựng nền tảng Digital Playbook Online, nơi doanh nghiệp có thể tự đánh giá mức độ sẵn sàng chuyển đổi số, tải mẫu quy trình, KPI, và tham khảo case study thành công. Nền tảng này hoạt động như một “thư viện thực chiến” – giúp SMEs tiết kiệm thời gian thử sai, đi đúng hướng ngay từ đầu.
Quan trọng hơn, VAPEDCO có thể kết nối những doanh nghiệp đã thành công trong chuyển đổi số để trở thành “doanh nghiệp dẫn dắt”, chia sẻ kinh nghiệm cho cộng đồng. Một mạng lưới “SME Mentor Network” – gồm 100 doanh nghiệp đã số hóa thành công – sẽ là chất xúc tác mạnh mẽ, biến chuyển đổi số từ khẩu hiệu thành phong trào thực tế.
Nhìn rộng hơn, chuyển đổi số không chỉ là câu chuyện kỹ thuật, mà là cuộc tái cấu trúc tư duy. Khi chủ doanh nghiệp bắt đầu tin vào dữ liệu, quản trị minh bạch và ra quyết định nhanh hơn, họ sẽ tự động nâng cấp văn hóa doanh nghiệp, năng suất và khả năng cạnh tranh. Đó mới chính là “chuyển đổi số thật”.
Nếu mỗi doanh nghiệp tư nhân Việt Nam có thể bước đi vững chắc trong hành trình 180 ngày này – từ Excel tới ERP, từ trực giác tới dữ liệu – nền kinh tế sẽ hình thành một lực lượng SME thông minh, có khả năng thích ứng và tham gia sâu vào chuỗi cung ứng khu vực.
Và khi VAPEDCO trở thành trung tâm kết nối, chia sẻ và chứng nhận cho hành trình đó, chúng ta sẽ có một bản đồ chuyển đổi số doanh nghiệp tư nhân Việt Nam – nơi công nghệ không phải là chi phí, mà là lợi thế.
Bởi trong kỷ nguyên mới, chuyển đổi số không còn là lựa chọn của kẻ mạnh, mà là con đường sống của người muốn tồn tại.
